思绪纠缠在一起时，我们很难有效、高效地采取行动。你总是忙于记住重要的想法，所以几乎无法为现有的工作留出足够的思维空间。你会发现自己总是差那么一点点，总是在想，“我必须记住给某人打电话，说……”或者“啊，我得检查一下是否有足够的……”或者“这事得在周四前完成……”这些想法充斥在大脑中，导致你很难将注意力集中在手头的任务上。你要么会忘记一些事，要么不停地在没有认真完成一项工作前就换到下一项工作，或者同时出现两种现象。

假如你正在主持工作中的一个大项目，或者组织本地的一个活动，或者正准备搬家，你可能会记一些笔记。可只写下一部分要做的事是不够的，你需要写下全部。没错，就是全部，不能放过每一个微小的细节。

我曾经做过一个本质上属于项目管理的工作；没有一个记录详细的笔记本和一个用来记录详细信息的笔，我就什么也做不了。如果有人提到一项任务，不论这项任务有多小，我都会记下来。如果突然想起来自己有什么事要做，或者需要提醒别人做什么事，我也会记下来。晚上睡觉时我会把笔记本放在床边，这样我就不会担心第二天早上睡醒时会忘记什么。每天工作结束时，我都会看一遍笔记，清理所有该清理的问题。你不需要特意准备一个笔记本，你可以写日记，给自己（或其他人）发邮件，在办公桌或冰箱上贴随意贴。只要你觉得有效，什么方法都可以。

这条点并不是把随手记录这个窍门告诉读者，虽说这个方法非常有用。你在笔记本上（日记本、随意贴、购物清单或者手背）写了什么只是这条用之一。这确实为你提供了一个不会遗忘的有效系统，但真正重要的却在你的大脑中：那是空的。没错，最重要的就是大脑空间。

释放更多的有效记忆。 让自己的头脑变得更清晰，让自己拥有有趣、放松的空间。这时你就可以不带压力地处理每一项任务，因为你已经把大脑里杂乱的信息转移到纸上了。如果有其他事物入侵大脑空间，你只需要继续向前，写下来或表达出来，然后再次清空你的大脑。

还有一个值得记录的内容——每次有人应当“回复”你时，你都要进行记录。你可以写在日记里，可以记在“发送物品”清单中，或者专门留出一个地方记录；当他们没有回复时，你就有一套可利用的成熟体系了，你可以提醒自己去追问他们。想象一下，这会为你节省多少思维空间。

每天我都会清理电子邮件。我只会在收件箱中留下需要回应的邮件，“已发邮件”里只保留需要等待对方做出回应的邮件。一旦对方回复，我就会归档相应邮件。我敢肯定，有些人肯定觉得这么做是过度组织化。但你知道吗？我不在乎别人怎么想。我在乎的是，我不需要记住任何事，因为收件箱和已发邮件可以帮我进行记忆，我的大脑可因此保持清晰状态。

各种各样的想法都在争夺大脑空间，这会让你难以把精力集中在当下任务上。

不要让自己的思考超负荷

延续上一条论我们如何描述大脑充斥着与日常计划、逻辑思维及待办事项相关的想法都不夸张。尽管你明白那些工作或项目需要充分的计划（读过上一条也会在纸上记录细节 ），但人生并不仅限于此。

不管你是一个多么精通列清单的人，总有一些事是无法写在纸上的。例如，你得想清楚按照什么顺序逛商店：你想先把衣服送到干洗店，免得自己一直拎着要洗的衣服；你想最后买吃的，因为这些东西得赶紧放进冰箱；可邮局一会儿就要关门了，而且去药店取药要绕好大一圈路……这些是不可能在纸上进行计划的，却仍会占据你的思考空间。

也许你在考虑周末时组装一个架子。你得思考自己需要多长的螺丝钉、去哪里买螺丝钉，也许你可以在车站接到妈妈后顺路去买？也许换一家店，你就可以一次性买到油漆和木材。但你需要在接到妈妈前去这家店……

打电话咨询银行、邀请其他人参加派对、帮助孩子准备新课程、变更电气供应商、策划聚餐、更新自己的简历，人生全是这些需要思考的事情。除非严重超负荷时，其他时候你几乎感受不到这些事情的影响，所以我们很容易低估这些事情会让人感到多么疲惫。事实上，这些“小事”绝不是小事，而且数量越多，精神上对人的消耗就越大。如果用电脑做类比的话，那么这些小事堆积如山，成为庞大的内存，也就是说，掌握的信息越多，运行效率就越低。

大多数人都习惯在脑海中掂量、思考不同事件，可当我们负荷过重时，这会给我们带来巨大压力。你需要理解这个道理，只有这样才能更好地解决问题。如果未来变得忙碌，你需要清理那些小任务（或者留待日后解决），给自己留出一些时间和空间。你要明白，如果工作中的一个大项目正接近顶点，你还以为自己能在生活中的各种小事间保持完美平衡，这显然就是不合理的。给自己的大脑留出空白时间（看场电影、冥想、玩电脑游戏、坐在阳光下喝杯茶、和狗一起玩闹），帮助自己应对压力。

记住，这个道理也适用于其他人，尤其是你的家人。不要觉得孩子会在考试期间打扫房间 ——如果他们想放松，那么就应该好好放松。顺便一提，这条解释为什么那么多有着传统观念的父亲无法理解母亲总是疲惫不堪的原因。真正的原因并不是照顾孩子所致的身体疲劳，而是照顾孩子的同时还要处理好自己的日常生活给她们造成了超负荷的精神疲劳。

除非严重超负荷时，其他时候你几乎感受不到日常琐事的影响。

把最后期限变成朋友

我很喜欢道格拉斯•亚当斯（Douglas Adams）的一句话，他说一个人接近最后期限时能听到飞速移动的呼呼声。我觉得所有人都能明白这种说法。大多数人至少时不时地会错过某些最后期限，只是因为忙于其他活动，或者是为了遵守更重要的事情的最后期限。

要我说，如果人生没有最后期限，我不确定自己能否做完任何一件事情。无论是为了兑现给出版社的承诺写完一本书，还是只为了做好一顿饭、免得让家人饥肠辘辘地入睡，最后期限不仅无法避免，而且也是推动我们着手采取实际行动的动力。

这有助于我们明白，最后期限并不一定是件坏事。最后期限可能会带来巨大压力，但从很多角度出发，最后期限都是我们的朋友。最后期限可以帮助我们集中原本难以集中的精神。很多时候，就是因为存在最后期限，我才能在最后期限前完成工作，这是一件多么神奇的事。

我有一个朋友痛恨与私人有关的最后期限，例如，在某个时间去度假，因为她向来无法解决待办事项清单上的全部问题。这是因为（她对这个原因心知肚明）一旦开始清理待办事项，她就会不断增加新的内容（典型的违反的做法）。举个例子，假如A计划是在机场购买防晒霜，可一旦开始按计划行事，她就会告诉自己“去机场前买好防晒霜更好”，因此又会额外去一次商店。她也会加入无关事项，例如，出发前给姨妈买个礼物，因为假期结束后一周就是姨妈的生日，这可以帮她避免在度假回来后急匆匆地买东西。这样一来，她就有了一份永远在更新的清单，她也会因为自己无法完成清单而懊恼。

让最后期限变得有利于自己的窍门，就是在最后期限逼近时删除清单中的无关事项。 我的朋友需要学会在清单上画黑线，做完留下的所有事项。如果她想在线下加入额外的事项，那是她的选择。完成了线上的所有事情后，她应当恭喜自己，应当认识到其他事情都是额外可选的工作。

大多数人都会犯和她一样的错误，只不过表现得不那么明显罢了。也就是说，重要的最后期限临近时，我们会想办法以此为中心安排日常生活。我们可能会把本可以等待下一周的会面或电话会议提前，可能会想尽一切办法挤出一个晚上和朋友吃饭，或者本可以靠吃三明治解决问题的情况下却要想办法购物、亲自动手做饭。我们对自己太不宽容了，甚至不承认有时我们需要对自己宽容。

当然，我们应该提前做好计划和准备（有些人更善于做这些事），可在面对重要的最后期限时，你也要让与此无关的人生暂时退到二线。不要接受一切后又在最后一刻手忙脚乱地取消。学会留出一两周时间，降低自己对非最后期限事项的预期。

留出一两周时间，降低自己对非最后期限事项的预期。